Antonio Pablo
En este artículo presento un método para la mejorar del rendimiento y la productividad basada en mi experiencia sobre un plan de mejora de rendimiento que desarrollé para un departamento de unos 200 empleados y que espero pueda resultaros de utilidad.
La capacidad para resolver problemas determina en gran medida nuestro éxito profesional ya que gran parte de nuestro trabajo muchas veces se basa en ser un solucionador de problemas. La clave para convertirse en un excelente solucionador de problemas es buscar las soluciones adecuadas, resistiendo a la tentación de enfadarse, disculparse o culpabilizar.
La inmensa mayoría de las veces vemos un problema y corremos irreflexivamente tras una solución. Sin embargo, a menudo, la solución no resuelve nada o llega a veces a emporar la situación pues no va a la raíz del fallo. El truco está en mitigar las consecuencias y tener claro en no aplicar la primera aparente solución que se nos presenta sin reflexionar, sino en hacer una labor más “forense” detectando la raíz del problema y estableciendo un plan para atacarlo.
El método que presento se basa en la idea de que si hacemos las preguntas adecuadas (preguntas abiertas) a la gente correcta, seremos capaces de identificar las causas y por tanto elegir las soluciones adecuadas.
Por tanto, la gente desempeña un papel clave a la hora de mejorar el rendimiento.Si hacemos partícipes a las personas y las demostramos que son importantes y que se las escucha tendremos toda la potencia de sus capacidades a nuestro favor y además a la hora de aplicar las soluciones habremos reducido la resistencia al cambio.
Ojo, el lanzar una actividad como esta implica un compromiso, si después no se lleva a cabo, se pueden defraudar las expectativas y entonces las personas se desencantan, pierden la ilusión y en futuras ocasiones su implicación y colaboración será mucho menor.
El método consiste, como todo plan estratégico, en primero identificar el estado deseado, posteriormente analizar el estado actual, más tarde identificar las causas por las cuales no estamos en el estado deseado y por último elegir las soluciones adecuadas.
A nivel organizacional los pasos necesarios son los siguientes:
- Identificar las necesidades: ¿Cuáles son las necesidades del negocio que se quieren solventar? ¿Cómo se sabe que se están cumpliendo? ¿Cuál es la opinión de tus clientes (internos/externos)?
- Identificar los medios: ¿Qué es lo que los empleados tienen que hacer más y mejor o diferente para cumplir las necesidades del negocio?
- Identificar los empleados con mejor rendimiento.
- Identificar qué es lo que hacen los empleado con mejor rendimiento que el resto no hacen y explicitarlo y detectando patrones y centrándose en las prácticas que verdaderamente tienen valor.
- Identificar cuáles de las conductas ideales exhibidas por los mejores, resultan difíciles y cuales fáciles. Existen tres razones que provocan los fallos. Factores externos, factores internos de la organización y los propios de la persona. Se recomienda centrarse en los factores en los que podemos influir (internos y personales).
- Crear grupos de análisis entre los empleados centrándose en los temas identificados con el objeto de buscar soluciones factibles que sean extensibles al resto.
- Realizar el plan de acción, publicarlo y ejecutarlo. Una vez que tengamos una batería de soluciones propuestas. Debemos aplicar en un primer momento las soluciones que tenemos la certeza de que no resultaran perjudiciales, nos podemos ayudar estableciendo las prioridades en base a una encuesta a los empleados o empezando por aquellas que suponen un mayor beneficio y su puesta en marcha es relativamente sencilla y/o rápida.
En la imagen inferior os dejo a modo de ejemplo del cuestionario que utilizo para el plan de mejora y cuyas respuestas resultaron muy útiles.
A nivel individual, aplicando el poder de las preguntas aquí te dejo varias que te ayuden a tomar conciencia para poner foco y mejorar tu productividad. El responderse tomando un tiempo y en detalle es lo que las da potencia, te recomiendo que te las hagas de vez en cuando.
- ¿Cuáles son las cosas que hago y que aportan más valor a mi trabajo?
- ¿Qué puedo hacer yo y solamente yo, que de hacerlo, marcará una verdadera diferencia en mi empresa?
- ¿Exactamente por qué y para que me han contratado?, ¿Qué tengo que cumplir que en términos medibles?
- ¿Cuál es el uso más valioso de mi tiempo en este momento?
Espero que os haya resultado de útilidad
Hasta pronto
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Hola Antonio Pablo, un saludo
El artículo me parece muy interesante, sobre todo desde el punto de vista de disponer de un método que permita abordar el análisis y la reflexión, y no solo de la productividad/rendimiento sino del funcionamiento y/o el comportamiento, tanto de una organización como de una persona.
Pero más allá del ejercicio reflexivo, hay una segunda parte que incluso cuesta un mayor esfuerzo, que es la relativa a concretar el plan de acciones y sobre todo ejecutar algunas (lo mencionas en el punto 7). Hablando en claro, decidir claramente que voy a hacer y cuando, y ponerme a hacerlo.
Me gustaría conocer tu opinión, y si tienes pensado desarrollar algo con mayor detalle en ese aspecto para estos artículos.
Un saludo
Hola Tomas
Considero las dos partes igual de importantes ya que sin la una no se puede dar la otra. Conocer una situación sin luego no llevar a cabo las acciones correctoras suele generar muchas veces gran frustración. Tal y como comentas realizare un artículo al respecto desde mi punto de vista y experiencia personal.
Hola Tomas,
Me ha gustado tu articulo y creo que sería muy interesante profundizar en la metodología, sobre todo si la misma se puede aplicar de forma directa por el/los interesados. Me explico he visto trabajos de similar estilo, planes de mejora, de apoyo al rendimiento, de actualización de métodos de gestión, de integración y crecimiento, planes de carrera y infinidad de «herramientas y métodos» orientado a la mejora de la organización y del rendimiento personal, pero muchos de ellos fracasan en su implantación debido a que el consultor o asesor de turno, aplico la metodología sin tener en cuenta las peculiaridades de todos y cada uno de los afectados.
Como suele ser pasar en muchas ocasiones se puso el traje de un gigante a un enano o la inversa. Por eso creo que cuando se habla de planes de mejora, de buscar ya no solo la solución si no sobre todo la raíz del problema o mejor dicho de la causa que me impide como persona o como empresa alcanzar determinado objetivo, el análisis y la evolución debe ser introspectiva que extroespectiva, tal como tu apuntas. Lo que sí creo que es necesario sobre todo cuando hablamos de empresas e instituciones el que un experto en la materia nos sirva de guía más que nada para ayudarnos a focalizar en los puntos verdaderamente importantes y a no cometer errores que nos desviaran y retrasaran en nuestro afán de superación y mejora, por ello considero que disponer de información como la que tu aportas es muy válido.
Un saludo
Carlos Carrasco